E-Government und Prozessoptimierung

CeBIT 2008: E-Government-Lösung von ELO entspricht derzeitigen Compliance-Regelungen - Rechtskonforme Zeichnung dank elektronischer Signatur
Verbunden mit dem Aktenzeichen steuert das E-Government-System automatisch die Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsfristen der Dokumente und Unterlagen

(07.03.08) - Die ELO Digital Office GmbH zeigt auf noch bis zum 9. März 2008 auf der CeBIT in Halle 3, Stand C40 ihre neue Lösung für E-Government und Records-Management. Das neue Modul soll alle Anforderungen im Bereich Behörden und Verwaltung rechtskonform (Stichwort: Compliance, compliant) abdecken und basiert auf dem "Enterprise-Content-Management" (ECM) des Unternehmens. Dank der flexiblen Konfigurierbarkeit, zugrunde liegenden serviceorientierten Architektur (SOA) und der Nutzung von Webservices lässt es sich rasch in Verwaltungsprozesse einbinden – ob papiergebunden oder elektronisch. Damit gewährleistet das Modul die kostengünstige und einfache Nutzung von Standard-ECM-Technologien.

Mehrwert durch Prozessoptimierung und Integration
Die neue E-Government-Lösung von ELO ermöglicht die automatisierte Posteingangserfassung als ersten Schritt zur Prozessoptimierung. Direkt am Posteingang werden zum einen papierbasierte Dokumente eingescannt und vom "DocXtractor" automatisch klassifiziert und "attribuiert", das heißt dem richtigen Sachbearbeiter zugeführt. Zum anderen werden E-Mails automatisch verarbeitet. Damit entfallen unnötige Liegezeiten und alle Schritte sind auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar.

Eine einfache Einbindung in Intranet bzw. Internet zur Publikation von Informationen bietet die Integration in das "Web-Content-Management" (WCM)-System. Auch in bestehende Portale lassen sich die ELO-Funktionen bequem über Portlets einbringen. Für die flexible Konfigurierbarkeit sorgt die zugrunde liegende SOA-Technologie: Auf SOA-Basis stellt "ELO E-Government" dabei dem entsprechenden Verwaltungsprozess die benötigte Funktionalität flexibel als Dienst bzw. Service bereit.

Eindeutige Aktenzuordnung – hybride Aktenverwaltung
Im Bereich der öffentlichen Verwaltung benötigt jedes vorgangsbezogene Dokument eine eindeutige Kennung bzw. Aktenzuordnung. Mit dem ELO-Aktenzeichengenerator kann der Sachbearbeiter das korrekte Geschäftszeichen sicher und schnell generieren – und damit den Vorgang eindeutig zuordnen. Außerdem lassen sich vorhandene Aktenpläne auf Knopfdruck aufnehmen. Verbunden mit dem Aktenzeichen steuert das eGovernment-System dann automatisch die Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsfristen der Dokumente und Unterlagen.

Die Besonderheit: die hybride Verwaltung der Akten, sprich die parallele Führung von elektronischen und papiergebundenen Akten, spiegelbildlich oder als Teilakte. Dabei übernimmt das System die Metadaten und Lagerverwaltungsinformationen. Befinden sich Papierakten in der Vorgangsverarbeitung, steuert das Modul auch den Aktenfluss. Mit Hilfe eines Barcode überwacht die E-Government-Software den Laufweg, die fristgerechte Rückgabe sowie die Verfügbarkeit einer Akte für neue Vorgänge. Ziel ist jedoch immer eine komplette elektronische Sachbearbeitung, bei der vorrangig automatisierte Arbeitsschritte zum Einsatz kommen – sei es zur Kontrolle der Vollständigkeit von Daten und Unterlagen, sei es zur automatisierten Erzeugung erforderlicher Erinnerungsschreiben.

Rechtskonforme Zeichnung dank elektronischer Signatur
Auch Behörden bietet die Digitale Signatur erhebliche Vorteile wie die Reduzierung von Prozesszeiten und damit die Realisierung beträchtlicher Einsparpotenziale. Daher hat ELO in ihre neue eGovernment-Lösung auch eine elektronische Signaturkomponente mit Zeitstempelfunktion integriert. Mit der ELO-Signaturkomponente kann der Sachbearbeiter Dokumente mit einem einfachen Mausklick im ELO-Archiv qualifiziert elektronisch signieren. Dabei steuern integrierte Workflows den gesamten Prozess und gewährleisten eine hohe Sicherheit der Transaktionen.

Die Echtheit bzw. Unveränderbarkeit der Daten kann mit Hilfe eines öffentlichen Schlüssels überprüft werden. Die Signatur sichert die Dokumente nicht nur gegen Manipulation, sie beweist auch, wer sie unterzeichnet hat. All dies gewährleistet die Einhaltung der verschiedenen gesetzlichen Vorschriften. (ELO: ra)

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