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Revisionssicherung des Dokumenten-Lebenszyklus


Rechtliche Compliance-Anforderungen: Viele Unternehmen können die Abbildung des gesamten Dokumenten Lifecycle bis hin zur rechtssicheren Archivierung aber nicht leisten
Auf Basis von "Microsoft Office SharePoint Server 2007": Revisionssichere SAP- und E-Mail-Archivierung


(16.10.09) - Die rechtlichen Compliance-Anforderungen für die Verwaltung elektronischer Daten im Geschäftsleben bestehen aus strengen Richtlinien. Viele Unternehmen können die Abbildung des gesamten Dokumenten Lifecycle bis hin zur rechtssicheren Archivierung aber nicht leisten. Daher sind ECM-Projektspezialist Merentis und das Management- und Technologie-Beratungsunternehmen Alegri International Group eine Partnerschaft eingegangen, um diese Lücke im Dokumenten Management auf Basis von "MS Office SharePoint Server 2007" zu schließen.

Modernes Dokumenten Management steht vor verschiedenen Herausforderungen, die angesichts der Flut von Informationen und der Mischung aus digitalen und papiernen Daten nicht geringer werden. Nicht nur die Fülle der elektronischen Informationen aus verschiedenen Systemen muss verarbeitet werden, auch die digitale Speicherung und Archivierung von E- wie Papier-Dokumenten ist ein wesentliches Thema für die Revisionssicherung des gesamten Dokumenten-Lebenszyklus. Unternehmen brauchen an dieser Stelle dringend Unterstützung, um den Dokumenten Lifecycle workflow-orientiert, benutzerfreundlich, ressourcenschonend und compliant zu managen. Denn die Anforderungen der aktuellen Handels- und Steuergesetzgebung werden nicht weniger mit den Regularien von GDPdU, GoBS, EuroSOX und den strengen Vorgaben der Telekommunikations (TK)-Gesetze.

Daher haben der ECM-Projektspezialist Merentis und das Management- und Technologie-Beratungsunternehmen Alegri International Group eine Partnerschaft geschlossen, um den Kunden die gesamte Bandbreite von Enterprise Content Management (ECM) auf Basis Microsoft Office SharePoint Server 2007, SAP- und E-Mail- Archivierung zertifiziert und revisionssicher anzubieten: Geschäftsprozessorientiert werden beide Partner künftig die kompletten SharePoint Dokumenten-Arbeitsabläufe bis hin zur Archivierung gemäß der gesetzlichen Anforderungen abdecken.

So lassen sich Dokumentenmanagement, Collaboration, unternehmensweite Suche, BI, Workflow und Records Management des SharePoint durch das "Merentis M/Archive for SharePoint" skalierbar und revisionssicher innerhalb der gewohnten Microsoft-Umgebung erweitern und bereits vorhandene Repositories, Massenspeicher und Archivsysteme miteinander verbinden. Bei der Archivierung werden neben dem eigentlichen Content/Dokument sämtliche Metadaten in den M/Archive for SharePoint übertragen und sind von dort aus auch Volltext-suchbar.

Mit der fachbereichsübergreifenden Geschäftsprozess-Optimierung inklusive der Integration von SAP, CRM, dem effizienten Enterprise Projekt Management und dem Enterprise IT Management bieten die Partner den Kunden umfassende IT-Mehrwerte und weiter verbesserte Effizienz der Arbeitsabläufe. (Alegri International Service: ra)

Alegri International Service: Steckbrief

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Merentis: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: DMS und ECM

  • Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen

    Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.

  • Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente

    Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

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    Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.

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    Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.

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    IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.

  • "Regisafe" für Landesportalschnittstelle

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  • Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben

    Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.

  • ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz

    Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

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    Canon hat ein Update ihrer führenden Dokumentenmanagement-Lösung "Therefore" auf den Markt gebracht und bietet damit kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großkonzernen und öffentlichen Institutionen ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Sicherung ihrer elektronischen Dokumente.