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"Regisafe" für Landesportalschnittstelle


Informationen zur Erfüllung der EG-DLRL effizient verwalten
IT-Werkzeug für die Umsetzung der EG-DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie
)

(23.03.10) - Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.

Regisafe ist eine DMS-Software, die beide Kommunikationswege zu den Landesportalen bietet: eine "Lesende Schnittstelle" um die Daten aus den Webportalen der Bundesländer einzulesen und eine schreibende Schnittstelle, um die örtlichen Daten ins Landesportal zu übertragen.

Durch den automatischen Datenabgleich wird eine zeitaufwändige Mehrfacheingabe der Informationen vermieden, ein sich selbst pflegendes Behördenverzeichnis ist real umsetzbar. Mit dieser Funktionalität wird Regisafe zum wichtigen IT-Werkzeug für die Umsetzung der EG-DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie).

Die Infodienste bieten umfangreiche Recherchemöglichkeiten zu den Verwaltungsdienstleistungen. Sie werden auch als "Zuständigkeitsfinder", "Hessen-Finder" oder "Bürgerservices" bezeichnet und enthalten zentrale Informationen zu Behörden, Ämtern und Zuständigkeiten bzw. Hierarchien sowie zu den Rechtsgrundlagen.

Was dem Bürger Erleichterung verschafft, bedeutet für die Behörden erhöhte IT-Anforderungen. Als ganzheitliche Lösung für das Informationsmanagement bieten DMS-Systeme klare Anwendervorteile.

Praxisbeispiel Stadt Langen
Welcher Nutzen dieser IT-Ansatz in der Praxis bietet, zeigt das Beispiel der Stadt Langen im Landkreis Offenbach/M. Um den Bestimmungen der EG-DLRL zu entsprechen, nutzt das Land Hessen in seinem Web-Portal einen so genannten "Hessen-Finder". Die Stadt Langen setzt Regisafe public mit dem Modul "Zuständigkeitsfinder" ein, um die Richtlinien-relevanten Informationen zu erfassen, zu pflegen und regelmäßig mit dem Landesportal zu synchronisieren.

Für einen eindeutigen und kompletten Datenaustausch ist die Software über die zertifizierte Schnittstelle mit dem "Hessen-Finder" verbunden. Regisafe lädt regelmäßig und automatisiert die Leistungen und Zuständigkeiten aus dem Landesportal. Ändern sich Informationen, werden die vorhandenen Daten im DMS aktualisiert. Informationen über Änderungen oder neue Leistungen gehen direkt an den zuständigen Sachbearbeiter.

Umgekehrt überprüft die Software, ob die verwaltungsspezifischen Angaben der Stadt Langen geändert worden sind. Ist dies der Fall, werden die Änderungen ebenfalls automatisiert in den "Hessen-Finder" übertragen. So bleiben die Angaben im Internet stets aktuell.

Neben der Informationsbereitstellung laufen in Langen bereits Tests zum so genannten Fallmanagement. Dabei werden die Daten vom "Einheitlichen Ansprechpartner" empfangen und weiterverarbeitet inklusive Terminkontrolle sowie interne und externe Kommunikation.

Die Datenpflege für das Landesportal und die Abwicklung der Anfragen erfolgt immer in der gleichen Oberfläche. Das minimiert den technischen und personellen Aufwand. So wird beispielsweise eine Änderung der Anschrift oder der Öffnungszeiten nur einmal im System vorgenommen, die Angaben zusätzlich im allgemeinen Briefkopf und im Internet aktualisiert.

Zusätzlich können die von einem DMS-System gebotenen Funktionalitäten wie Workflow, Archivierung und leistungsfähige Such-Engine für die Optimierung der elektronischen Verfahrensentwicklung und allgemein für die Dokumentenverwaltung eingesetzt werden.

Neben der Stadt Langen laufen u.a. weitere Regisafe-Pilotprojekte in Burgwedel (Niedersachsen), Sandersdorf (Sachsen-Anhalt), Amt Hüttener Berge (Schleswig-Holstein) und Landkreis Sömmerda (Thüringen). Auch für die Bundesländer Sachsen, Saarland und Baden-Württemberg sind konkrete Pilotprojekte in Vorbereitung. (Held: ra)

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