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Dokumentenaustausch und Compliance


Nachvollziehbarkeit bei Austausch und Archivierung vertraulicher Dokumente gemäß Compliance-Richtlinien
Gesetzeskonformes Dokumentenmanagement: Brainloop präsentiert Lösung für sicheren Dokumentenaustausch und lückenlose Dokumentation gemäß Compliance-Richtlinien


(16.04.09) - Mit "Document Compliance Management" (DCM)-Lösungen beantwortet die Brainloop AG das hohe Bedürfnis nach Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bei Austausch und Archivierung vertraulicher Dokumente. In Zeiten von Datenspionage, Diebstahl und vermehrtem Missbrauch unternehmenskritischer Daten stellt Brainloop mit dem "Secure Dataroom" einen webbasierten Datentresor bereit, der den durchgängigen Schutz vertraulicher Inhalte bei gleichzeitiger Protokollierung der Arbeitsschritte während Bearbeitung, Versand und Ablage garantiert.

Dokumente werden auf ihrer Reise im Web zwischen allen Projektbeteiligten begleitet, das heißt, jeder Zugriff von ihrer Entstehung bis zur Archivierung oder Löschung wird lückenlos dokumentiert – komplett und unveränderbar. Damit entspricht die einfach zu bedienende Software as a Service (SaaS)-Lösung den Anforderungen an ein gesetzeskonformes Dokumentenmanagement.

Zentrale geschäftliche Aktivitäten, bei denen es um viel Geld und manchmal um die Existenz eines Unternehmens geht, beziehen in aller Regel viele Personen ein, die zum Teil dem Unternehmen direkt angehören, zum Teil aber auch externe Geschäftspartner sind. Das können Aufsichtsräte oder externe Berater sein, Finanz- und Personalabteilungen oder Partner, die an einem Joint Venture interessiert sind. Die für diese Geschäftsprozesse relevanten digitalen Dokumente wie beispielsweise Quartals- oder Geschäftsberichte, Personalunterlagen, M & A Dokumente etc. können nicht hinter den Firewall-Systemen des Unternehmens gehalten werden, sondern müssen auf sichere Art zwischen den berechtigten Personen zirkulieren. Auf diese Weise werden effiziente Arbeitsabläufe ermöglicht.

Peter Weger, CEO der Brainloop AG, sagte: "Gerade die brisantesten und wertvollsten Daten und Dokumente lassen sich heute nicht mehr hinter einer Firewall halten, wenn nicht die wichtigsten Prozesse des Unternehmens gestört werden sollen. Der Raum, in dem heute Dokumente vor unbefugter Einsichtnahme und Änderung geschützt werden müssen, ist das Extranet. Diese Tatsache ist maßgebend für die Architektur von DCM-Lösungen."

Eine vollständige DCM-Lösung hat den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments im Blick und im Griff. Auf einem gesicherten Server sind alle überhaupt möglichen Zugriffsberechtigten und ihre jeweiligen Rechte gespeichert. Diese Festlegungen sind allerdings nicht statisch, sondern werden ständig angepasst und durch einen nicht-technischen Administrator, beispielsweise die Vorstandsassistentin, umgesetzt. Wenn beispielsweise bei einem Firmenverkauf, an dem sich mehrere Bieter beteiligen, ein Bieter ausscheidet, dann werden dessen bisherige Zugriffsrechte sofort durch den Projektleiter gelöscht.

Paul Günther, Deloitte Financial Advisory GmbH von Deloitte Austria, die den "Brainloop Secure Dataroom" einsetzt, sagte: "Der Brainloop Secure Dataroom ist eine browserbasierte, leicht bedienbare Anwendung, mit der wir die Dokumente für den Unternehmensverkauf oder -zusammenschluss potentiellen Investoren zur Einsicht zur Verfügung stellen. Die Anwendung ist angriffsicher gestaltet und ermöglicht mehreren Bietergruppen, parallel und zugleich getrennt voneinander Einsicht in die vertraulichen Verkaufsunterlagen zu nehmen. Alle Zugriffe der unterschiedlichen Bietergruppen während des Prozesses werden lückenlos aufgezeichnet. So können sämtliche Datenraumzugriffe auf Dokument- und Userebene nachvollzogen werden." (Brainloop: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

  • Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen

    Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.

  • Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente

    Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

  • Bearbeitung von Dokumenten-Workflows

    Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.

  • Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein

    Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.

  • Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand

    Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.

  • Compliance beim Dokumentenabgleich

    IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.

  • "Regisafe" für Landesportalschnittstelle

    Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.

  • Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben

    Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.

  • ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz

    Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

  • Dokumenten-Lebenszyklus endet nicht am Drucker

    Canon hat ein Update ihrer führenden Dokumentenmanagement-Lösung "Therefore" auf den Markt gebracht und bietet damit kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großkonzernen und öffentlichen Institutionen ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Sicherung ihrer elektronischen Dokumente.