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Lizenzmanagement bietet Vorteile

Compliance-Audits bei der Software-Lizenzierung: Oft geraten Firmen aus reiner Unwissenheit in die Situation einer Unter- oder Überlizenzierung
Haftbar ist dabei laut Gesetz in der Regel der Vorstand oder Geschäftsführer selbst, auch wenn IT-Prozesse an einen externen Dienstleister ausgelagert sind

(06.05.13) - Die Anzahl von Compliance-Audits durch Softwarehersteller nimmt zu. So besteht laut Gartner-Studie für ein Unternehmen eine 65-prozentige Chance, ein Software-Audit zu erleben. "Allerdings würden nur rund 5 Prozent der Unternehmen in Deutschland eine spontane Überprüfung ihrer Softwarelizenzierungseinhaltung unbeschadet oder nur mit kleinen Mängeln bestehen", sagt Christian Dittrich, Gründer und Geschäftsführer der Dittrich + Kollegen GmbH in Köln. Eine fatale Situation, zumal mangelhaftes Lizenzmanagement schnell straf- und zivilrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Laut Gesetz: Die Unternehmensführung haftet persönlich
"Gibt es in einem Unternehmen weniger Lizenzen als Software-Bereitstellungen oder -Installationen, ist dies strafbar und teuer", sagt Dittrich. Je nach Ausmaß der Unterlizenzierung müssen die verantwortlichen Softwarehalter mit horrenden Geldstrafen in Höhe von mehreren tausend Euro oder sogar mit der Eröffnung eines Strafverfahrens rechnen. Haftbar ist dabei laut Gesetz in der Regel der Vorstand oder Geschäftsführer selbst, auch wenn IT-Prozesse an einen externen Dienstleister ausgelagert sind.

Einsparpotential von 15 bis 30 Prozent
Kein rechtliches, dafür aber ein finanzielles Risiko besteht auch bei Überlizenzierung: "Diese ist zwar straffrei, aber auch teuer. Es wird Kapital in Lizenzen gebunden, die nicht verwendet werden. Das ist so, als ob ungenutzte Firmenwagen auf dem Hof stehen - nur sieht die Lizenzen niemand", so Dittrich. Praxiserfahrungen zeigen, dass im Durchschnitt rund 30 Prozent der einmal erworbenen Softwarelizenzen nicht mehr genutzt werden. Das Einsparpotential des eingesetzten Softwarebudgets ist laut aktueller Studien mit 15 bis 30 Prozent immens.

Zuständigkeiten regeln - Prozesse effektiver steuern
Oft geraten Firmen aus reiner Unwissenheit in die Situation einer Unter- oder Überlizenzierung. "Einige Unternehmen kennen zwar bereits die Notwendigkeit und sehen auch die Vorteile eines soliden Lizenzmanagements", sagt Dittrich. "Jedoch verfügen sie häufig noch nicht über eine prüfungssichere Gesamtlösung." Oftmals gibt es gar keinen Verantwortlichen für diesen Bereich in einer Firma. Dabei sind Softwarehalter dazu verpflichtet, eine Übersicht über ihre erworbenen und eingesetzten Lizenzen zu führen. Denn bei Installation einer Software gehen sie mit dem Softwarehersteller automatisch ein Vertragsverhältnis ein, das diesen berechtigt, jederzeit, aber höchstens einmal im Jahr, die Software-Lizenzierungseinhaltung zu prüfen.

Auch für die Vergangenheit muss dabei jederzeit nachweisbar sein, welche Lizenzen welcher Hardware und welchem Benutzer zugeordnet sind. Im Falle einer spontanen Überprüfung durch Softwarehersteller bricht dann schnell Hektik aus, um die geforderten Lizenzinformationen zu erhalten und verlässliche Aussagen über die tatsächlich installierten Softwaresysteme treffen zu können. "Versichern gegen eine solche Prüfung kann man sich nicht", so Dittrich. "Lediglich ein zertifiziertes Lizenzmanagement verspricht absolute Sicherheit." (Dittrich + Kollegen: ra)

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