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Dokumentenverwaltung und digitalen Archivierung


Revisionssicherheit, Reproduzierbarkeit und Unveränderbarkeit eine ECM-Systems
"nscale 6" von Ceyoniq – Revisionssicherheit bestätigt


(25.05.09) - Die anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG hat im Rahmen einer Produktprüfung die Eigenschaften Revisionssicherheit, Reproduzierbarkeit und Unveränderbarkeit des ECM-Systems "nscale 6" von Ceyoniq Technology GmbH geprüft und diese bestätigt.

Neben der Prüfung der Revisionssicherheit standen die Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen sowie die Dokumentations- und Archivierungsanforderungen gemäß den Grundsätzen der GoB (Ordnungsmäßigkeit der Buchführung) im Mittelpunkt.

nscale 6 wird zusätzlich bescheinigt, dass die Dokumente eindeutig identifizierbar und in ihrer Erfassungshistorie nachvollziehbar archiviert und wiedergegeben werden. So unterstützt nscale 6 die Vermeidung von Verarbeitungsfehlern beziehungsweise ihre rechtzeitige Aufdeckung. Diese Funktionen werden bereits durch die im Auslieferungsstandard des ECM-Systems enthaltenen Module gewährleistet.

Prüfungsgebiete:

  • Aufnahme und grundlegende Beurteilung des Systemumfeldes
  • Organisation der Technik zur Archivierung
  • ordnungsgemäße, vollständige und richtige Übernahme der zu archivierenden Inhalte
  • Verfügbarkeit und Vollständigkeit der archivierten Inhalte
  • Sicherstellung der ordnungsgemäßen Langzeitarchivierung
  • Absicherung durch ein internes Kontrollsystem
  • Datenbankverwaltung und Indizierung
  • Zugriffsschutzsystem
  • Sicherstellung der ordnungsgemäßen Datenrekonstruktion
  • Verfahrensdokumentation

Prüfungsbasis:

  • HGB (§§ 238 ff HGB)
  • AO (§§ 140 bis 148 AO)
  • GoB
  • GoBS
  • IDW RS FAIT 3
  • IDW PS 330
  • IDW PS 850
  • "Code of Practice" des VOI

(Ceyoniq Technology: ra)


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Meldungen: DMS und ECM

  • iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store

    Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.

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    Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

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    Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.

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    Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.

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