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Gesamtheitliches Informationsmanagement


CeBIT 2007: Plattform für das Informationsmanagement mit Compliance-Konformität sowie Portal- und Groupware-Funktionalität
Integration des ECM-Systems "ELOenterprise" mit SharePoint Server 2007" - Aufbewahrung digitaler Dokumente unterliegt strengen regulatorischen Vorgaben


(20.03.07) – Die ELO Digital Office GmbH präsentiert auf der CeBIT 2007 die Vorteile einer nahtlosen Integration ihres ECM-Systems "ELOenterprise" mit dem "Microsoft SharePoint Server 2007". Der Nutzen für den Anwender: eine durchgängige Plattform für das Informationsmanagement, Portal- und Groupware-Funktionalität im Zusammenspiel mit dem ECM-Spektrum sowie Compliance-Konformität.

Gesamtheitliches Informationsmanagement ist für Unternehmen von zunehmender Bedeutung. Dabei kommt es vor allem auf die nahtlose Verzahnung einzelner Applikationen an, ohne dass es zu Schnittstellenproblemen oder Medienbrüchen kommt. Die Zauberformel heißt: Durchgängige Plattform für das Informationsmanagement. Gerade im Bereich Collaboration Management und Teamwork stellt Microsoft mit dem SharePoint Server 2007 (SPS) ein geeignetes Tool bereit, um im Zusammenspiel mit der ECM-Lösung "ELOenterprise" ein flexibles Informationsportal zu gestalten. Dem Anwender erschließen sich so die Vorteile aus beiden Welten: einem performanten ECM-System und dem Microsoft-Applikationsspektrum.

Eine Stärke des SharePoint Server 2007 ist die Möglichkeit, über vorgefertigte Templates rasch ein eigenes Informationsportal einzurichten, in dem beispielsweise Projektteams ihre Projektunterlagen verwalten. Sie erhalten nunmehr Zugriff auf die leistungsfähigen ELO ECM-Funktionen wie Posteingangsklassifizierung, automatische Formatkonvertierung, Dublettencheck, oder zentrale Archivrecherche. Die Integration erfolgt über flexible Webparts, die sich beliebig erweitern lassen. Der Nutzen für den Anwender liegt auf der Hand: Zum einen kann er Inhalte aus den Microsoft-Applikationen – so zum Beispiel einen Projektplan oder Terminkalender – einfach in sein Informationsportal einbinden. Zum anderen werden ihm über ELO auch Informationen aus Drittanwendungen bereitgestellt. Denn ELO verfügt über Schnittstellen zu nahezu allen wichtigen Backend-Systemen wie SAP, Baan oder Sage KHK und sorgt so u. a. für die revisionssichere Archivierung auch von ERP-Daten.

Compliance-konform
Die Aufbewahrung digital bearbeiteter Dokumente unterliegt heute strengen regulatorischen Vorgaben: Revisionssicherheit ist für eine Compliance-konforme Archivierung unerlässlich. ELOenterprise bringt alle für eine gesetzeskonforme Langzeitarchivierung erforderlichen Funktionalitäten mit. Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden in Verbindung mit dem SharePoint Server zwei Archivierungsalternativen bereitgestellt: Die direkte Archivierung oder die temporäre Zwischenspeicherung im SharePoint Server.

Im ersten Falle werden alle über den SPS eingestellten Dokumente direkt im ELO-Archiv abgelegt. Eine Speicherung im SPS-eigenen Repository entfällt. Vorteilhaft hierbei ist, dass nur ein Repository für die Ablage von Dokumenten inklusive der dazugehörigen Dokumente existiert. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass das SPS-System performant bleibt. Da der SharePoint Server alle Dokumente in seiner SQL- Datenbank speichert, kommt es bei sehr großen Datenmengen zwangsläufig zu Performancebeeinträchtigungen, die sich durch eine direkte Archivablage vermeiden lassen. Durch die Archivablage bleibt die SQL-Datenbank des SPS-Systems schlank und performant.

Zudem erreicht man eine höhere Sicherheit, da das ELO-Archivsystem Dokumente zusätzlich in preiswerte Langzeitspeicher ablegt, eine automatische Konvertierung in Langzeitformat ermöglicht sowie eine digitale Stapelsignatur anbringen kann. Bei der temporären Zwischenspeicherung in der SPS-Datenbank übernimmt ELO die Dokumente regelbasiert. Dabei kann festgelegt werden, welche Dokumente fürs Unternehmen wichtig und damit aufbewahrungspflichtig sind. (ELO: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

  • Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen

    Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.

  • Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente

    Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

  • Bearbeitung von Dokumenten-Workflows

    Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.

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    Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.

  • Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand

    Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.

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    IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.

  • "Regisafe" für Landesportalschnittstelle

    Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.

  • Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben

    Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.

  • ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz

    Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

  • Dokumenten-Lebenszyklus endet nicht am Drucker

    Canon hat ein Update ihrer führenden Dokumentenmanagement-Lösung "Therefore" auf den Markt gebracht und bietet damit kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großkonzernen und öffentlichen Institutionen ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Sicherung ihrer elektronischen Dokumente.