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Revisionssichere Langzeitarchivierung


Aufbewahrungsrichtlinien des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) einhalten
Das Dokumentenmanagement-System "DocuWare" erfüllte alle Richtlinien gemäß HGB/AO, GoBS und GDPdU


(11.04.07) – "DocuWare 5.1" erfüllt bei sachgerechter Anwendung alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO, GoBS und GDPdU. Das offizielle Testergebnis im Wortlaut: "Die geprüfte Anwendungssoftware DocuWare in der Version 5.1.2 ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme entsprechende Archivierung." DocuWare-Anwender können somit bei der elektronischen Ablage aufbewahrungspflichtiger Dokumente auch die strengsten Vorschriften einhalten.

Unabhängig von der Branche hat heutzutage jedes Unternehmen die Aufbewahrungsrichtlinien des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) einzuhalten. Bei einer digitalen Betriebsprüfung ist es deshalb Voraussetzung, dass das eingesetzte Dokumentenmanagement-System alle Richtlinien gemäß HGB/AO, GoBS und GDPdU erfüllt.

Die DocuWare AG lässt in regelmäßigen Abständen die jeweils aktuelle Version ihrer Software durch eine internationale Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft testen. Im Dezember 2006 und Januar 2007 nahm Ernst & Young DocuWare 5.1 gemäß dem Prüfungsstandard PS 880 des Instituts für Wirtschaftsprüfer (IDW) unter die Lupe. Das DMS wurde im Hinblick auf Ordnungsmäßigkeit, Revisionssicherheit und Aufbewahrungsfristen untersucht.

Auf dem Prüfstand waren unter anderem die Beleg- und Datenarchivierungsfunktionen, Verarbeitungsregeln, Dokumentation, Software- und Datensicherheit, Programmentwicklung, -freigabe und -wartung sowie die Qualitätsmanagement-Maßnahmen. DocuWare 5.1 erfüllte alle Anforderungen an die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente nach den Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Buchführung. Die Software bestand alle Tests einwandfrei. (DocuWare: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

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    Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.

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    Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

  • Bearbeitung von Dokumenten-Workflows

    Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.

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    Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.

  • Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand

    Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.

  • Compliance beim Dokumentenabgleich

    IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.

  • "Regisafe" für Landesportalschnittstelle

    Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.

  • Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben

    Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.

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    Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

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    Canon hat ein Update ihrer führenden Dokumentenmanagement-Lösung "Therefore" auf den Markt gebracht und bietet damit kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großkonzernen und öffentlichen Institutionen ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Sicherung ihrer elektronischen Dokumente.