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Compliance-konforme Dokumente

Sicherer, Compliance-entsprechender Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen - Umfassende Kollaborations- und Sicherheitsfunktionen
Sichere PDFs auf Knopfdruck - Integration mit Lifecycle Workflows für Auditierbarkeit und Compliance-Kontrolle

(13.06.07) - Workshare bringt mit "Workshare Professional 5" die nach Herstellerüberzeugung erste und derzeit einzige Dokumentenkontrollsoftware mit umfassender Integration in Microsoft Office 2007 und Windows Vista auf den Markt.

Die Software soll beim sicheren und einfachen Dokumentenaustausch über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg helfen und gewährleisten, dass auch umfangreiche Dokumente mit vielen Bearbeitern konsistent und der Compliance entsprechend bearbeitet werden können. Workshare Professional 5 nutzt die in Office 2007 eingeführten Workflow-Funktionen und die Sicherheitsverbesserungen in Windows Vista, funktioniert aber genauso mit früheren Versionen der Microsoft-Systeme.

Workshare Professional 5 unterscheidet sich nach Meinung des Herstellers grundlegend von proprietären Dokumenten-Managementsystemen mit einer ähnlichen Zielsetzung. Die Software sorgt dafür, dass Geschäftsanwender untereinander sicher und zuverlässig Dokumente austauschen können, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Ihre Content-Management-Funktion nutzt die von den Office- und Windows-Systemen bereitgestellten Zugriffsrechte, Kollaborationsmöglichkeiten, Sicherheitseinstellungen, Workflows und umfassende Versionskontrolle.

Workshare Professional ist so angelegt, dass es die zu bearbeitenden Inhalte erfasst und über Unternehmensgrenzen hinweg zum Einsatz kommen kann. Zudem soll die Software einfach und schnell erlernbar sein – verspricht zumindest der Hersteller. Workshares Ansatz für sichere Dokumentenkontrolle ist einzigartig. Anwender können in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung und mit den üblichen Dateiformaten arbeiten. Workshare Professional ist nahtlos in Microsoft Office integriert und stellt seine Funktionen wie Änderungen verwalten, Inhaltsrisiken erkennen, sichere PDF-Erstellung, Dokument versenden und viele mehr direkt in der bekannten Benutzeroberfläche bereit.

Jeder externe Microsoft Word Benutzer kann diese Dokumente wie gewohnt weiterbearbeiten. Wird das Dokument zurückgeschickt, sei es per E-Mail oder über ein Portal, erkennt Workshare das Dokument, vergleicht es inhaltlich vollautomatisch mit dem Originaldokument und protokolliert alle Änderungen. So werden maximale Integrität und Versionssicherheit gewährleistet.

Einige der wichtigsten neuen Funktionen von Workshare Professional 5:

Document Lifecycle Management in Microsoft Office 2007 und Vista
>> Umfassende Nutzung des Open XML-Dateiformats
>> Eigene Registerkarten in der neuen Multifunktionsleiste von Office 2007
>> Integration mit Lifecycle Workflows für Auditierbarkeit und Compliance-Kontrolle
>> Anbindung an SharePoint 2007 Extranet, Collaborative Workspaces und LiveMeeting für einfache Zusammenarbeit an Dokumenten
>> Inhalte- und kontextabhängiges Rechtemanagement mit Vista RMS - Rights Management

Sichere PDF-Erstellung
>> PDFs ohne Sicherheitslücken und Informationslecks durch regelgesteuerte, auditierbare Erkennung von inhalteabhängigen Risiken, automatischer Bereinigung und anschließender PDF-Erstellung
>> Lösung generiert Policy-basiert sichere PDFs im laufenden Versandprozess per E-Mail oder beim Upload auf Portale generiert. Simultane 128-Bit-Verschlüsselung, Signatur und Einstellung von Nutzungseinschränkungen für die PDF-Datei
>> Secure PDF/A ISO-konforme PDF-Umwandlung aus jeder Applikation oder Dokumenten-Managementsystem, einschließlich Unterstützung für "tagged" PDF-Dateien

Schutz vor Informationslecks
>> Integration des Workshare Protect 5 Client, der führenden Software für den Schutz vor Informationslecks an Endpunkten
>> Umfassender Schutz vor Datenschutzverstößen, Verlust von geistigem Eigentum und vertraulichen Informationen im elektronischen Datenverkehr über E-Mail und Portale
>> Professionelle Information Leak Prevention (ILP) mit zentralem Policy-Management, Risiko-Alarmen, Protokollfunktionen und Berichten
(Workshare: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store
Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.
Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen
Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.
Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente
Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.
Bearbeitung von Dokumenten-Workflows
Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.
Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein
Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.
Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand
Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.
Compliance beim Dokumentenabgleich
IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.
"Regisafe" für Landesportalschnittstelle
Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.
Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben
Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.
ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz
Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

Dokumentenmanagement für Gemeinden Revisionssichere Langzeitarchivierung