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Content Management adressiert Compliance

Bei Entwicklung und Einführung von inhalts- und prozessgetriebenen Anwendungen regulatorische Compliance-Anforderungen wirksam adressieren
"IBM FileNet P8 4.0" beinhaltet ein Unified Metadata- und Catalog-Model für Inhalte, Prozessmanagement und Compliance

(19.02.07) - Das IBM-Unternehmen FileNet hat die neue "IBM FileNet P8 4.0 Enterprise Content Management" (ECM)-Plattform vorgestellt. Mit der Lösung können Organisationen jede Art von Inhalt erfassen, zusammenführen und den Zugriff darauf verwalten. Dies erweitert die Optionen für automatisiertes Records Management sowie zur Adressierung von Compliance-Anforderungen und kann operationale Risiken reduzieren. Das Release 4.0 bietet mehr als 75 neue Funktionen und Erweiterungen und ist die erste größere Weiterentwicklung des Produktes seit der Übernahme von FileNet durch IBM im Oktober 2006.

Gleichzeitig hat IBM Global Business Services (GBS) die Ausweitung der ihrer "Content Management Services" angekündigt, um Neukunden bei der Installation von IBM FileNet P8 4.0 zu unterstützen.

Schnellere Bereitstellung von Inhalten und Automatisierung von Geschäftsprozessen

IBM FileNet P8 4.0 beinhaltet ein skalierbares, performantes Unified Metadata- und Catalog-Model für Inhalte, Prozessmanagement und Compliance. Die neue Software enthält darüber hinaus eine skalierbare J2EE Content Engine, die ein umfangreiches Compound Document Model zur Verwaltung komplexer Dokumente sowie zur Rationalisierung der Autoren-, Übersetzungs-, Prüfungs- und Publizierungsprozesse bietet. Die Version 4.0 ist dafür konzipiert, dass Unternehmen Prozesse in Echtzeit verfolgen, überwachen, messen und optimieren können. So lassen sich operationale Engpässe identifizieren und Prozesse für optimale Ergebnisse modifizieren.

IBM FileNet P8 4.0 verfügt auch über neue und verbesserte Fähigkeiten zur Unterstützung des Business Process Frameworks, das zur deutlichen Reduzierung von Kosten bei der Anwendungsentwicklung und zu einer schnelleren Markteinführung beitragen soll. Dies ermöglicht Kunden und Partnern eine schnellere Entwicklung und Einführung von inhalts- und prozessgetriebenen Anwendungen. Die neuen Funktionen unterstützen die rasche Entwicklung konfigurierbarer Benutzerschnittstellen, so dass Design und Bedienung von den Anwendern schnell und einfach an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden können. Außerdem unterstützt IBM FileNet P8 4.0 nun die Business Process Modeling Notation (BPMN), eine standardisierte grafische Spezifikationssprache zur Dokumentation und Beschreibung von Geschäftsprozessen. Mit BPMN können Unternehmen ein Prozess Design besser über organisatorische Grenzen hinweg kommunizieren und regulatorische Compliance-Anforderungen wirksamer adressieren.

Die Plattform bietet eine mehrsprachige, globale Prozessunterstützung die in der Lage ist, die entsprechenden Benutzereinstellungen zu erkennen und den Empfängern ihre Informationen in ihrer jeweiligen Sprache zu senden. Das ist ein Vorteil für Organisationen die zum Beispiel Outsourcing in andere Länder betreiben oder in neue Regionen expandieren - und sogar geschäftskritisch für Unternehmen die gesetzliche Auflagen für Zweisprachigkeit erfüllen müssen.

IBM FileNet P8 4.0 unterstützt FileNets Produktangebot für Compliance, das den "IBM FileNet Records Manager", "IBM FileNet Email Manager" und den "IBM FileNet Records Crawler" einschließt. So erlaubt der IBM FileNet Records Crawler zum Beispiel, dass kritische Dokumente die sich außerhalb von IBM FileNet P8 befinden, in Geschäftsprozessen genutzt werden oder Prozesse auslösen können. Organisationen sind dadurch in der Lage, große Dateimengen die auf Netzwerk-Laufwerken abgelegt sind, effektiv zu verwalten und die Einhaltung von Records Management bzw. Compliance-Auflagen zu verbessern.

Die neue Software enthält darüber hinaus "Content Federation Services" für Repositories von Drittanbietern und ermöglicht die unternehmensweite Suche, Katalogisierung, Klassifizierung, Sicherung, Aktualisierung und kontrollierte Löschung von Inhalten. IBM FileNet P8 bietet nun auch die Unterstützung von Federated Annotations wie zum Beispiel elektronische Haftnotizen, Stempel und Kommentare. Das weiterhin wachsende Lösungsportfolio enthält inzwischen weltweit mehr als 150 IBM FileNet P8 basierte ECM-Anwendungen – realisiert von 75 FileNet ValueNet-Partnern für 12 Branchen. Diese ValueNet-Partner-Lösungen helfen Kunden in einem breiten Spektrum vertikaler Märkte und Anwendungen bei der Verwaltung von Inhalten, der Sicherstellung von Compliance und der Rationalisierung von Prozessen. (IBM: FileNet: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store
Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.
Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen
Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.
Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente
Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.
Bearbeitung von Dokumenten-Workflows
Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.
Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein
Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.
Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand
Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.
Compliance beim Dokumentenabgleich
IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.
"Regisafe" für Landesportalschnittstelle
Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.
Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben
Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.
ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz
Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

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