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Dokumentenmanagement für Banken


Anwendung für elektronisches Dokumenten-Management, speziell auf die Belange von Finanzdienstleistern und Banken zugeschnitten
CeBIT 2007: Geschäftsprozesse effizienter gestalten mit Web-basierten Lösungen - Formular-Workflow inklusive Digitaler Signatur


(30.01.07) - Wie Unternehmen durch den Einsatz Webbasierter Lösungen ihre Geschäftsprozesse optimieren können, zeigt die noeske netsolutions GmbH auf der CeBIT 2007 (15. bis 21. März 2007 in Hannover) am ELO-Gemeinschaftsstand (Halle 1, Stand K89). Dabei stehen die Web-basierte Eingangsrechnungsprüfung sowie ein Formular-Workflow inklusive Digitaler Signatur im Mittelpunkt. Als praxiserprobte Lösungen präsentiert noeske in diesem Zusammenhang die Branchenversionen "ELO for Airlines" und "ELO for Banking". "ELO for Airlines" ist eine Web-basierte Formularlösung für die Antragstellung der Aircraft-Maintenance-Lizenzen. "ELO for Banking" wiederum ist eine ganzheitliche Anwendung für elektronisches Dokumenten-Management, die speziell auf die Belange von Finanzdienstleistern und Banken zugeschnitten ist.

Web-basierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen
Mit der Web-basierten Eingangsrechnungslösung "nnWebInvoice" können Unternehmen standortübergreifend ihre eingehenden Rechnungen effizient prüfen. Dazu werden die papiernen Belege zunächst zentral gescannt, als TIFF-Datei abgelegt und automatisch mittels Erkennungssoftware indexiert. Zu jeder Eingangsrechnung existiert dann ein XML-File mit den dazugehörigen Indexwerten. Das Dokumenten-Management-System ELO importiert über einen so genannten XML Importer die Dokumente und ihre Indexwerte. Nach der Archivierung werden die Dokumente anhand entsprechender Zuordnungen an die passenden Workflow-Knoten weitergeleitet.

Über das Web erhalten die Mitarbeiter Einblick in die zu prüfenden Rechnungen. Sie kontrollieren die sachliche Richtigkeit, ordnen sie den adäquaten Kostenstellen zu und geben sie schließlich zur Zahlung frei. Eine Unterschrift wird bei Betätigung des Buttons "Unterschrift" automatisch aus Anmeldename und Passwort erzeugt und mit einem Hash gegen Veränderung geschützt. Gleichzeitig erfolgt am Ende der Rechnungsprüfung eine automatisierte Übergabe eines DATEV-kompatiblen Buchungsdatensatzes an die Finanzbuchhaltung. Der Datensatz kann per Import-Funktion direkt von der Buchhaltung übernommen werden. Somit entfällt das erneute Eingeben der Daten, was Zeit spart und Fehleingaben eliminiert.

ELO for Banking
Als praxiserprobte Lösung stellt noeske netsolutions ELO for Banking vor, die Finanzdienstleistern und Banken eine attraktive Lösung für das elektronische Dokumenten-Management bietet. Diese branchenspezifische Lösung wurde in Zusammenarbeit mit einer Frankfurter Bank entwickelt und ist somit speziell auf die Anforderungen in diesem Sektor angepasst. Zentrale Anwendung ist die nn-Kreditakte. Manuell in Papierform oder elektronisch eingehende Kreditanträge werden gescannt oder konvertiert und so für die digitale Vorgangsbearbeitung und spätere Archivierung aufbereitet. Daran anschließend wird der Kreditantrag vollautomatisiert klassifiziert (zum Beispiel anhand von AS/400 Records).

Eine ideale Ergänzung für die nn-Kreditakte stellt das Modul nn-Posteingang dar, mit dem die eingehende Post automatisch erfasst, digitalisiert und klassifiziert werden kann. Durch eine Workflow-Komponente lässt sich das elektronische Dokument anschließend automatisch an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Weitere Module wie die nn-Vertragsakte, die nn-Lieferantenakte sowie die nn-Leasingakte ergänzen die Bankenlösung. noeske schafft Verbindung von ELO zur AS/400 Welt Mit dem AS/400 Connector für ELO, einer nativen Anbindung zwischen Windows und einer AS/400, können Anwender aus einer AS/400 Umgebung heraus alle Funktionalitäten der Dokumenten-Management-Software ELO nutzen.

Unabhängig von einer Terminalemulation kann der Connector aus nahezu allen AS/400 Applikationen aufgerufen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich hier um eigene Entwicklungen oder Branchenlösungen diverser Anbieter handelt. Aus der AS/400 werden die Dokumente direkt aufgerufen und am PC-Bildschirm z. B. mit einem zweiten Monitor angezeigt. Die Kommunikation mit der AS/400 findet direkt mit dem "ELOprofessional"-, "ELOenterprise"- oder "nnJava Client" für ELO statt. (noeske: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

  • Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen

    Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.

  • Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente

    Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

  • Bearbeitung von Dokumenten-Workflows

    Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.

  • Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein

    Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.

  • Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand

    Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.

  • Compliance beim Dokumentenabgleich

    IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.

  • "Regisafe" für Landesportalschnittstelle

    Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.

  • Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben

    Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.

  • ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz

    Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

  • Dokumenten-Lebenszyklus endet nicht am Drucker

    Canon hat ein Update ihrer führenden Dokumentenmanagement-Lösung "Therefore" auf den Markt gebracht und bietet damit kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großkonzernen und öffentlichen Institutionen ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Sicherung ihrer elektronischen Dokumente.