Rechtssichere Dokumentenverwaltung
CeBIT 2007: Vorstellung praxisnaher Lösungen zur rechtssicheren Dokumentenverwaltung und Archivierung
windream präsentiert neues Workflow-System und Compliance-Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement
(30.01.07) - Die Bochumer windream GmbH, Anbieter des Dokumenten-Management- und Archivsystems windream, wird dem CeBIT-Messepublikum in diesem Jahr erstmals ein neues, in eigener Regie entwickeltes "Workflow"-System präsentieren. "windream BPM" steht für Business Process Management und erweitert windream um eine Anwendung zur Abbildung von Geschäftsprozessen.
Zusammen mit dem DMS- und Archivsystem erhalten windream-Anwender somit ein Gesamtpaket, das neben Dokumenten-Management und rechtssicherem Archiv nun auch eine brandneue Software integriert, die eine Modellierung, Bearbeitung und Überwachung von Prozessen ermöglicht. Abgerundet wird die diesjährige Messepräsentation der windream GmbH durch die Vorstellung praxisnaher Lösungen zur rechtssicheren Dokumentenverwaltung und Archivierung.
windream BPM unterstützt die Verarbeitung unterschiedlicher Prozesstypen. Dazu zählen sowohl eine sequentielle als auch eine parallele Verarbeitung von Prozessen sowie Ad hoc-Workflows, in denen Prozessverläufe durch Anwender bestimmbar sind. Weiterhin ist es möglich, Subprozesse als Ableitungen von Standardprozessen zu generieren.
windream BPM verfügt darüber hinaus über einen modernen, grafischen Formulardesigner. Zu den weiteren Features zählen unter anderem eine benutzerbezogene "Work Item"-Liste in Form einer Baumansicht, ein Viewer zur Dokumentendarstellung, eine Ansicht der windream-spezifischen Dokument-Attribute mit einer optionalen Filterung des Dokumentbestands anhand der Datei-Eigenschaften sowie eine prozessbezogene Darstellung der windream Workflow-Formulare.
Zur Modellierung von Geschäftsprozessen steht ein spezieller windream Workflow-Designer zur Verfügung, der unter anderem über eine Scripting-Schnittstelle verfügt und sogar die Versionierung von Prozessen ermöglicht. Zudem reagiert die Workflow Engine dynamisch auf bestimmte Statusänderungen. Unternehmensspezifische Rollen lassen sich starten, überwachen, verantworten und bearbeiten. In diesem Kontext fungieren Rollen als so genannte Container in der windream-Benutzerverwaltung, wobei windream-Anwender gleichzeitig auch Workflow-Benutzer sein können. Die Ausübung verschiedener Rollen zur Bearbeitung von Workflows lässt sich in Form virtueller Gruppen auf alle windream-Anwender übertragen, die in der Benutzerverwaltung registriert sind.
Stichwort "Compliance": Rechtssichere Archivierung mit windream
Durch die neuen rechtlichen Bestimmungen gewinnt das Thema "rechtssichere Archivierung unternehmensrelevanter Dokumente" immer mehr an Bedeutung. Dies nimmt das Messeteam der windream auf der CeBIT 2007 zum Anlass, interessierte Messebesucher umfassend über Strategien und Möglichkeiten zum rechtskonformen Umgang mit Dokumenten zu informieren. Zudem werden praxisnahe Lösungswege aufgezeigt, die einen wichtigen Beitrag zur Kostenreduzierung und zur Effizienzsteigerung im Rahmen eines effektiven Dokumentenmanagements leisten können.
Interessierte CeBIT-Messebesucher finden den windream-Stand wie immer in Halle 1, Standnummer K 90. (windream: ra)
Meldungen: DMS und ECM
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iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store
Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.
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Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen
Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.
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Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente
Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.
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Bearbeitung von Dokumenten-Workflows
Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.
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Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein
Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.
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Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand
Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.
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Compliance beim Dokumentenabgleich
IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.
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"Regisafe" für Landesportalschnittstelle
Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.
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Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben
Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.
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ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz
Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.
