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Arbeitsteilung mit Steuerberater und Datev


Effiziente Unternehmenssteuerung auf Basis der Finanzbuchführung - Gesetzlich vorgeschriebene Bescheinigungen an Ämter und Behörden übermitteln
Vom operativen Forderungsmanagement bis zur strategischen Unternehmenssteuerung - Datev-Rechenzentrum mit Funktion einer Datendrehscheibe


(20.03.07) - Kernstück für das Controlling von Unternehmen ist eine professionell strukturierte Buchführung. Neben der Dokumentation der Geschäftsvorfälle dient diese auch als betriebswirtschaftliches Steuerungsinstrument. Je schneller geschäftliches Handeln im Rechnungswesen Niederschlag findet, desto höher ist der Wert der Informationen, die sich daraus für die Unternehmensführung ergeben. In enger Zusammenarbeit mit dem Steuerberater lassen sich rund um die Finanzbuchführung mittelständischer Unternehmen Prozesse implementieren, die zu aktuellen und aussagekräftigen Steuerungsgrößen führen. Wie diese Kooperation mit Softwareunterstützung effizient realisiert werden kann, zeigt die Nürnberger Datev eG auf der CeBIT.

Gerade Tätigkeiten, die außerhalb des Kerngeschäfts liegen, wie die Belegorganisation oder das Schreiben von Rechnungen, bedeuten in mittelständischen Unternehmen erheblichen Aufwand für die Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass in vielen Betrieben oft noch Medienbrüche beim Informationsfluss an der Tagesordnung sind, weil Daten teils elektronisch, teils auf Papier existieren. Und selbst wenn im Prinzip alle Daten digital vorliegen, steht einer zeitnahen Analyse oft eine heterogene Systemlandschaft im Weg: Programme für die Warenwirtschaft, die Rechnungsschreibung oder Bankensoftware kommen häufig von unterschiedlichen Herstellern und können nicht integriert betrieben werden. Im Resultat sind deshalb die im Unternehmen vorhandenen Informationen meist nicht aktuell genug, um schnell und gezielt Nutzen daraus zu ziehen - etwa bei der Steuerung von offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.

Eine optimale Prozessorganisation führt die unternehmensbezogenen Daten zusammen, die im Unternehmen selbst, beim Steuerberater, bei Behörden und bei anderen Institutionen - wie etwa Banken, Dachorganisationen oder Verbänden - produziert werden. Der Betrieb kann dann von einer integrierten Erfolgs- und Finanzplanung profitieren, die die Bereiche Absatz und Umsatz, Investitionen, Materialbeschaffung, Finanzierung, Steuergestaltung und Personalkosten beinhaltet. Kern eines solchen Systems sind die Informationen aus der Debitoren/Kreditoren-, der Anlagen- und der Lohnbuchführung, etwa nach Datev-Standard.

Mit der Integration verbunden ist auch ein schnellerer Informationsfluss zwischen allen Prozessbeteiligten, der zudem eine höhere Informationsqualität und -aktualität zur Folge hat. Während der Unternehmer so eine bessere Datengrundlage für seine laufenden Geschäftsentscheidungen zur Verfügung hat, erhält der Steuerberater Material, auf dessen Basis er zeitnah fundierte Ratschläge für die Unternehmensentwicklung erteilen kann.

Realisieren lässt sich dieser schnelle und umfassende Informationsfluss über einen modernen, rationellen Geschäftsprozess. Je nach Ausgangslage und Anforderung können die einzelnen Abläufe zwischen Unternehmen und Steuerberatungskanzlei abgestuft und arbeitsteilig eingerichtet werden, angefangen mit der Digitalisierung und elektronischen Bereitstellung von Belegen bis hin zum betriebswirtschaftlichen Steuerungs-Cockpit für die unterjährige Lagebeurteilung des Unternehmens. Soweit möglich, wird die Informationsverteilung dabei automatisiert, wobei das Datev-Rechenzentrum in Nürnberg die Funktion einer Datendrehscheibe übernimmt. Dies gilt auch für den Datenaustausch mit Dritten, etwa wenn es darum geht, gesetzlich vorgeschriebene Bescheinigungen an Ämter und Behörden zu übermitteln.

Dazu bietet Datev ein modular aufgebautes System von Online-Anwendungen rund um das Belegwesen an, die den Unternehmer bei seinen täglichen Geschäftsvorgängen unterstützen. Darunter finden sich Programme zur Belegverwaltung, zur Kassen- und Rechnungsbuchführung, zur Lohndatenerfassung sowie zur Anzeige der Buchführungs- und Lohnauswertungen. Durch den Einsatz dieser Anwendungen hat das Unternehmen seine Belege stets im Zugriff und ist uneingeschränkt auskunftsfähig. Betriebswirtschaftliche Auswertungen lassen sich zeitnah und auf aktuellem Stand erzeugen. Außerdem können die offenen Forderungen und damit die Liquidität aktiv überwacht werden.

Je nach Form der Zusammenarbeit kann der Steuerberater den Unternehmer dann mit zusätzlichen Dienstleistungen bei der Steuerung des Unternehmens unterstützen - vom operativen Forderungsmanagement bis zur strategischen Unternehmenssteuerung sowie schnellen und aktuellen Beratung bei der Umsetzung gesetzlicher Änderungen. (Datev: ra)

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    Die Regify-Unternehmensgruppe hat ihren Dienst für die rechtskonforme elektronische Rechnungslegung "regibill" für die Nutzung durch klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) optimiert. Während größere Firmen Registrierung und Versand von PDF-Rechnungen per regibill bei größeren Rechnungsmengen direkt in ihren Dokumentenoutput integrieren, steht kleineren Firmen der "regibill desktop" als Lösung zur Verfügung, die keinerlei Integration erfordert. "Firmen können individuell für jede einzelne Rechnung festlegen, ob sie als e-Rechnung oder papierbasiert versendet wird", führt Volker Schmid, CTO der Regify-Gruppe aus. "Dazu hinterlegen sie in der PDF-Rechnung einfach die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. So wird automatisch der elektronische Versand initiiert."

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    Wieder einmal gibt es Änderungen bei den gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing mit dem Ausland. Crossgate hat ihr Portfolio sofort angepasst und bietet ab sofort eine neue e-Invoicing-Lösung, die die Echtzeit-Integration mit Argentiniens Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) beinhaltet. Die vollintegrierte Lösung unterstützt SAP-Kunden bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing in Echtzeit beim Im- und Export.

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    Schon wieder gibt es eine Gesetzesänderung bei den Zollbestimmungen in einem südamerikanischen Land: Brasilien präsentierte vor kurzem einen 200-seitigen Katalog mit Nachbesserungen zur erst unlängst erlassenen "Notal Fiscal Electrônica". Unternehmen sind gut beraten, der "Novellierungs-Wut" der südamerikanischen Handelspartner mit einer flexiblen e-Invoicing-Lösung zu begegnen, sagt Crossgate.