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Sicherheit, Service und Compliance


Informationsmanagement im Finanzsektor: Schneller und flexibler Zugriff auf Daten mit Iron Mountain
Sicherheitsstandard der Kreditkartenindustrie (PCI Data Security Standard), ISO 27001:2008 Informationssicherheit und die Zertifizierung nach ISO 9001:2008

(29.09.15) - Beim oftmals komplizierten Management ihrer Unterlagen greifen führende Finanzdienstleister zunehmend auf das System von Iron Mountain zurück. Dabei bietet der Spezialist für die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten maßgeschneiderte Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Daten nicht nur archivieren, sondern aktiv verwalten können. Für Finanzdienstleister bedeutet dies eine höhere Kundenzufriedenheit, verbesserte Compliance sowie ein vermindertes Risiko durch Datenpannen.

Um ihre Marktdurchdringung zu vergrößern und ihren Umsatz zu steigern, stellen sich Finanzdienstleister zunehmend wachsenden Herausforderungen. Sie expandieren international und versuchen, Kunden durch guten Service zu akquirieren und dauerhaft an sich zu binden. Gleichzeitig gilt es, strengen Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden standzuhalten, umfangreiche gesetzliche Vorschriften einzuhalten sowie Verluste durch ein effizientes Forderungsmanagement zu begrenzen. Dies steigert die Bedeutung der standortübergreifenden Datenverwaltung als auch der entsprechenden Speicher- und Datenverarbeitungsprozesse erheblich. Um solchen Herausforderungen gerecht zu werden, bietet Iron Mountain als globaler Partner ein zuverlässiges System für das Informationsmanagement.

Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnellen Datenzugriff
Mit der sicheren Lagerung sämtlicher aktiver Dokumente in seinen Archiven unterstützt Iron Mountain Unternehmen in über 36 Ländern. So werden die physischen Dokumente archiviert und sind – entweder als Original oder als Digitalisierung/Scan, der Kunde hat die Wahl – auf Wunsch sogar innerhalb von zwei Stunden zugänglich. Dabei bietet das Unternehmen neben der Digitalisierung der Akten auch eine bedarfsgerechte Organisation der Daten und ermöglicht den standortübergreifenden Informationszugriff. Ist es erforderlich, dass ein Bankmitarbeiter auf ein Darlehen, eine Kreditkarte oder einen Hypothekenantrag eines Kunden zugreifen muss, stehen ihm die benötigten Dokumente direkt bei Arbeitsbeginn zur Verfügung.

"Über unser Online-Kundenportal "IM Connect" regeln wir sämtliche Benutzerrechte und stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die entsprechenden Daten und archivierten Dokumente zugreifen können", erläutert Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. "Mit der Möglichkeit zur Indizierung und Kategorisierung der Akten unter Verwendung ihrer firmeneigenen Terminologie filtern unsere Kunden beispielsweise nach Kreditnehmern und erhalten alle relevanten Informationen auf einen Blick. Auf diese Weise steigern Finanzdienstleister die Bearbeitungsgeschwindigkeit und erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden."

Mehr Sicherheit im Alltag durch globale Vernetzung
Sind Informationen global vernetzt, so profitieren Unternehmen an all ihren Standorten weltweit von denselben qualitativ hochwertigen Prozessen. Dies verbessert das Forderungsmanagement, erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und Standards der Datensicherheit und ermöglicht es, den Auditoren bei einer Wirtschaftsprüfung die passenden Informationen direkt vorlegen zu können. Zudem bedeutet die enorme Menge an deaktivierten Konten und abgelaufenen Darlehensverträgen für Unternehmen oftmals ein potenzielles Compliance-Risiko. Um dieses möglichst niedrig zu halten, ist Iron Mountain bestens mit den Aufbewahrungsfristen vertraut und vernichtet abgelaufene Datensätze in Absprache mit den Kunden so, dass sie nicht wieder rekonstruiert werden können.

Durch die Zusammenarbeit mit Iron Mountain können Finanzdienstleister jederzeit genau prüfen, wo sich ihre Unterlagen befinden. Dabei lagern sämtliche physische und digitale Dokumente stets geschützt und sicher. "Im Gegensatz zu den üblichen Lagerräumen, die Sie mieten können, sind unsere Anlagen, Systeme und Fahrzeuge mit marktführenden Sicherheitssystemen ausgestattet, die regelmäßig geprüft werden", so Börgmann. "Unsere Mitarbeiter werden überprüft und im Hinblick auf ihre Tätigkeit mit den Best-Practice-Verfahren für Aktenmanagement und Informationsvernichtung ausgebildet." Zudem legt Iron Mountain großen Wert auf strenge Kontrollen der Nachweiskette sowie der Protokollierung für lückenlose Nachvollziehbarkeit. Sämtliche Arbeitsprozesse des Unternehmens erfüllen die geforderten Standards und Vorschriften, wie den Sicherheitsstandard der Kreditkartenindustrie (PCI Data Security Standard), ISO 27001:2008 Informationssicherheit und die Zertifizierung nach ISO 9001:2008 für effiziente Strukturen und einen exzellenten Service. (Iron Mountain Deutschland: ra)

Iron Mountain: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

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Meldungen: Outsourcing / Outtasking

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    Ein Angebot zu erstellen erfordert viel Zeit und Hingabe. So jedenfalls stellt sich der Alltag eines kleinen oder mittelständischen Handwerksbetriebs dar. Materialpreise müssen recherchiert und alles genauestens kalkuliert werden - eine mühevolle Aufgabe, die nicht selten in einer Absage mündet. Das bedeutet verlorene Arbeitszeit, die keiner bezahlt. Für diesen aufwändigen Bestandteil des Handwerkerdaseins würde sich manch einer eine Lösung wünschen. Die gibt es jetzt, dank Revowerk, einem professionellen Dienstleister für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe, die ihren ungeliebten Papierkram hierhin outsourcen können.

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    Die Regify-Unternehmensgruppe hat ihren Dienst für die rechtskonforme elektronische Rechnungslegung "regibill" für die Nutzung durch klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) optimiert. Während größere Firmen Registrierung und Versand von PDF-Rechnungen per regibill bei größeren Rechnungsmengen direkt in ihren Dokumentenoutput integrieren, steht kleineren Firmen der "regibill desktop" als Lösung zur Verfügung, die keinerlei Integration erfordert. "Firmen können individuell für jede einzelne Rechnung festlegen, ob sie als e-Rechnung oder papierbasiert versendet wird", führt Volker Schmid, CTO der Regify-Gruppe aus. "Dazu hinterlegen sie in der PDF-Rechnung einfach die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. So wird automatisch der elektronische Versand initiiert."

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    Reg-E-Mail will mit einem neuen Verfahren für digitale Einschreiben Unsicherheiten sowie technische und bürokratische Hürden im E-Mail-Verkehr beseitigen. Das Verfahren setzt auf dem traditionellen E-Mail-Verfahren – und damit einem bekannten und akzeptierten organisatorischen Ablauf – auf, erweitert es jedoch in einfacher und transparenter Weise um eine elektronische Empfangsbestätigung sowie eine Archivierung des Transaktionsprotokolls. Anwender können auf Zusatzsoftware sowie spezifische Einstellungen verzichten und sind nicht an geschlossene Benutzergruppen gebunden wie bei anderen Anbietern.

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    Wieder einmal gibt es Änderungen bei den gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing mit dem Ausland. Crossgate hat ihr Portfolio sofort angepasst und bietet ab sofort eine neue e-Invoicing-Lösung, die die Echtzeit-Integration mit Argentiniens Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) beinhaltet. Die vollintegrierte Lösung unterstützt SAP-Kunden bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing in Echtzeit beim Im- und Export.

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    Die Fiducia IT AG unterstützt ihre Kunden ab sofort bei der Verrechnung und Buchung der abzugsfähigen Vorsteuer. Was bisher viel Handarbeit und das Führen von Excel-Tabellen bedeutete, läuft jetzt mit dem Bankverfahren "agree" automatisch. Vorteile für die Kunden: Ein deutlicher Mehrertrag und Zeiteinsparung durch den Wegfall des bürokratischen Aufwands.

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    Mit dem neuen regify-Service der Fiducia IT AG können vertrauliche Unterlagen jetzt auch online sicher verschickt werden. Laut Gesetzgeber dürfen Banken ihre Angebote, Verträge oder andere personenbezogene Daten nämlich nicht als normale E-Mail an Kunden oder andere Banken versenden.

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    Schon wieder gibt es eine Gesetzesänderung bei den Zollbestimmungen in einem südamerikanischen Land: Brasilien präsentierte vor kurzem einen 200-seitigen Katalog mit Nachbesserungen zur erst unlängst erlassenen "Notal Fiscal Electrônica". Unternehmen sind gut beraten, der "Novellierungs-Wut" der südamerikanischen Handelspartner mit einer flexiblen e-Invoicing-Lösung zu begegnen, sagt Crossgate.