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Geschäftsprozess-Management als Service

Erfüllung von Compliance-Richtlinien, rechtlichen Auflagen zu Datenschutz und Datensicherheit sowie Qualitätsstandards gestaltet sich für Unternehmen zunehmend komplexer
Durch das Auslagern des Prozessmanagements an Iron Mountain sollen Unternehmen alle damit verbundenen Anforderungen an den erfahrenen Dienstleister übertragen können

(03.11.10) - Iron Mountain erweitert ihr umfassendes Portfolio aus Services und Lösungen für das Informationsmanagement um einen neuen Unternehmensbereich: Geschäftsprozess-Management.

Damit kann Iron Mountain ab sofort Prozesse wie beispielsweise die gesamte Rechnungseingangsbearbeitung eines Unternehmens übernehmen. Das Angebot des neuen Geschäftsbereichs reicht von der Übernahme einzelner Prozessschritte bis zum Full-Service-Einsatz. Eine schnelle und strukturierte Rechnungseingangsbearbeitung gewinnt für viele Unternehmen immer mehr an Relevanz.

Innerhalb dieses Prozesses deckt Iron Mountain Rechnungsdaten über alle Formate, von Papier bis e-Invoice, und über den gesamten Lebenszyklus der Information hinweg ab. Der Vorteil für den Kunden: Alle Daten, sowohl physisch als auch digital, lassen sich sofort in unternehmensinterne Vorgänge einbinden, dazu werden sie in das bestehende Kunden-ERP (Enterprise Resource Planning)-System integriert.

Herausforderungen auslagern
Iron Mountain kennt die Anforderungen, welche die zunehmende Internationalisierung der Geschäftswelt an die Buchhaltung von Unternehmen und Behörden stellt. Rechnungen werden oft nicht nur in Deutsch oder Englisch, sondern beispielsweise auch in arabischer oder einer anderen Sprache eingereicht. Was für das deutsche Buchhaltungssystem eine Herausforderung ist, soll nach Herstellerangaben für Iron Mountain kein Problem darstellen. Das Unternehmen filtert die relevanten Informationen aus jeder Rechnung – unabhängig davon, in welcher Sprache diese verfasst ist.

Auch die Erfüllung von Compliance-Richtlinien, rechtlichen Auflagen zu Datenschutz und Datensicherheit sowie Qualitätsstandards gestaltet sich für Unternehmen zunehmend komplexer.

Gleichzeitig wächst der Kosten- und Effizienzdruck – und damit der Bedarf nach standardisierten Geschäftsprozess-Managementabläufen. Nicht mehr zeitgemäße Geschäftsprozesse wie zum Beispiel die unstrukturierte Ablage von Papier verursachen unnötige Kosten und sind anfällig für den Verlust von Daten.

Datenverluste und Probleme bei Ausnahmefällen erschweren zudem eine ausreichende Kontrolle. Genauso verhält es sich mit veralteten deutschen Buchhaltungssystemen. Der schnelle Austausch von Informationen und Unterlagen trägt heutzutage maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Die meisten Unternehmen tauschen ihre Informationen mit hunderten oder gar tausenden von Kunden und Geschäftspartnern.

Die effiziente Abwicklung dieses Informationsaustauschs ist eine signifikante Herausforderung, die es zu bewältigen gilt. Unternehmen, die ein effizientes Geschäftsprozessmanagement intern abwickeln möchten, müssen zudem erst in teure Hard- und Software, IT-Personal und ständige System-Updates investieren.

Durch das Auslagern des Prozessmanagements an Iron Mountain können Unternehmen alle damit verbundenen Anforderungen an den erfahrenen Dienstleister übertragen. Dadurch können sie sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren, die eigenen Ressourcen besser nutzen und Zeit sowie Kosten sparen. Es sind keine Extra-Anschaffungen oder Schulungen für Mitarbeiter mehr nötig.

Stattdessen stellt Iron Mountain die Daten digital, sicher, schnell und vorstrukturiert für die Weiterverarbeitung in den internen Unternehmensprozessen zur Verfügung. Darüber hinaus wird das Geschäftsprozessmanagement des Kunden effizienter und transparenter. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von der Erfahrung und den bewährten Vorgängen von Iron Mountain sowie von einer sicheren, rechtskonformen und strukturierten Weiterverarbeitung neu eingehender Unterlagen.

Geschäftsprozess in drei Schritten
Die Rechnungseingangsbearbeitung im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements bei Iron Mountain umfasst drei Schritte:

>> Zunächst werden alle neu eingehenden Rechnungen automatisch an Iron Mountain geleitet und Papierdokumente sofort digital erfasst.

>> Im nächsten Schritt validiert der Dienstleister alle enthaltenen Informationen. Dabei werden die Unterlagen auf Vollständigkeit geprüft, doppelte Dokumente identifiziert und mögliche Fehler in den Feldern der Unterlagen verifiziert. So kann Iron Mountain zum Beispiel jeden Brutto-Netto-Berechnungsfehler schnell und zuverlässig aufdecken.

>> Anschließend werden die Buchungssätze auf Konformität mit dem Paragraphen 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geprüft. Fortlaufende Leistungsberichte geben dem Unternehmen während des gesamten Prozesses Aufschluss über die Effizienz und die Qualität des externen Service. Durch die regelmäßigen Berichte lassen sich zudem Engpässe und notwendige Verbesserungen in den Unternehmensprozessen sofort identifizieren. Die digitalisierten Daten werden dem Unternehmen zur schnellen und einfachen Nutzung zur ständigen Verfügung gestellt.

Nach Abschluss des Bearbeitungsprozesses indexiert Iron Mountain sowohl die gedruckten als auch die elektronischen Dokumente, sodass sie jederzeit wieder auffindbar sind, und archiviert sie nach höchsten Sicherheitsstandards. Über ein sicheres Webportal haben berechtigte Mitarbeiter des Kunden zudem jederzeit Zugriff auf sämtliche Daten. Durch die schnelle Bearbeitung von Rechnungen profitieren Unternehmen auch von Skonti bei prompter Bezahlung und vermeiden so beispielsweise doppelte Zahlungen. Verbesserte Transparenz und eine schnellere Rechnungsbearbeitung erhöhen den Durchsatz in der Buchhaltungsabteilung des Kunden.

Lückenlose Transparenz
Die Rechnungseingangsbearbeitung durch Iron Mountain lässt sich auch in das bestehende unternehmenseigene ERP-System einbinden. Dabei kümmert sich Iron Mountain um die gesamte Datenabwicklung und digitalisiert alle Unterlagen in dem Format, welches das ERP-System unterstützt. Das Geschäftsprozessmanagement von Iron Mountain lässt sich herstellerunabhängig in jede vorhandene Infrastruktur und zu jedem gewünschten Prozesszeitpunkt individuell integrieren.

Die Datensätze sind zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung und auch danach für das Unternehmen zugänglich. Auf Wunsch können berechtigte Mitarbeiter die Unterlagen über ein Web-Portal online abrufen oder sich über den gesicherten Fahrzeugservice von Iron Mountain das Originaldokument zustellen lassen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kümmert sich Iron Mountain auch um die sichere Vernichtung der Daten. So geht keine Rechnung verloren und jede gesetzliche Auflage ist gewährleistet. (Iron Mountain: ra)

Iron Mountain: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Outsourcing / Outtasking

Sicherheit, Service und Compliance
Beim oftmals komplizierten Management ihrer Unterlagen greifen führende Finanzdienstleister zunehmend auf das System von Iron Mountain zurück. Dabei bietet der Spezialist für die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten maßgeschneiderte Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Daten nicht nur archivieren, sondern aktiv verwalten können. Für Finanzdienstleister bedeutet dies eine höhere Kundenzufriedenheit, verbesserte Compliance sowie ein vermindertes Risiko durch Datenpannen. Um ihre Marktdurchdringung zu vergrößern und ihren Umsatz zu steigern, stellen sich Finanzdienstleister zunehmend wachsenden Herausforderungen. Sie expandieren international und versuchen, Kunden durch guten Service zu akquirieren und dauerhaft an sich zu binden. Gleichzeitig gilt es, strengen Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden standzuhalten, umfangreiche gesetzliche Vorschriften einzuhalten sowie Verluste durch ein effizientes Forderungsmanagement zu begrenzen. Dies steigert die Bedeutung der standortübergreifenden Datenverwaltung als auch der entsprechenden Speicher- und Datenverarbeitungsprozesse erheblich. Um solchen Herausforderungen gerecht zu werden, bietet Iron Mountain als globaler Partner ein zuverlässiges System für das Informationsmanagement.
Angebotsmanagement für Handwerker
Ein Angebot zu erstellen erfordert viel Zeit und Hingabe. So jedenfalls stellt sich der Alltag eines kleinen oder mittelständischen Handwerksbetriebs dar. Materialpreise müssen recherchiert und alles genauestens kalkuliert werden - eine mühevolle Aufgabe, die nicht selten in einer Absage mündet. Das bedeutet verlorene Arbeitszeit, die keiner bezahlt. Für diesen aufwändigen Bestandteil des Handwerkerdaseins würde sich manch einer eine Lösung wünschen. Die gibt es jetzt, dank Revowerk, einem professionellen Dienstleister für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe, die ihren ungeliebten Papierkram hierhin outsourcen können.
Compliance bei elektronischer Rechnungslegung
Die Regify-Unternehmensgruppe hat ihren Dienst für die rechtskonforme elektronische Rechnungslegung "regibill" für die Nutzung durch klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) optimiert. Während größere Firmen Registrierung und Versand von PDF-Rechnungen per regibill bei größeren Rechnungsmengen direkt in ihren Dokumentenoutput integrieren, steht kleineren Firmen der "regibill desktop" als Lösung zur Verfügung, die keinerlei Integration erfordert. "Firmen können individuell für jede einzelne Rechnung festlegen, ob sie als e-Rechnung oder papierbasiert versendet wird", führt Volker Schmid, CTO der Regify-Gruppe aus. "Dazu hinterlegen sie in der PDF-Rechnung einfach die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. So wird automatisch der elektronische Versand initiiert."
Gesetzlich verordnetes Chaos?
Mit den Änderungen, die die Bundesregierung für das Jahr 2011 beschlossen hat, kehrt in den meisten Personalabteilungen Verunsicherung ein: Die neuen Vorgaben nach dem ELENA-Verfahren – wie die ausschließlich elektronische Beantragung von Krank-Erstattungen, Mutterschaftsgeld und Beschäftigungs-verboten – sowie das Zahlstellenverfahren führen dazu, dass in vielen Unternehmen ein erhöhter Schulungs- und Zeitaufwand für die Abwicklung der monatlichen Abrechnung eingeplant werden muss.
E-Mail-Service: Nachweisbarer E-Mail-Versand
Reg-E-Mail will mit einem neuen Verfahren für digitale Einschreiben Unsicherheiten sowie technische und bürokratische Hürden im E-Mail-Verkehr beseitigen. Das Verfahren setzt auf dem traditionellen E-Mail-Verfahren – und damit einem bekannten und akzeptierten organisatorischen Ablauf – auf, erweitert es jedoch in einfacher und transparenter Weise um eine elektronische Empfangsbestätigung sowie eine Archivierung des Transaktionsprotokolls. Anwender können auf Zusatzsoftware sowie spezifische Einstellungen verzichten und sind nicht an geschlossene Benutzergruppen gebunden wie bei anderen Anbietern.
Compliance beim e-Invoicing mit dem Ausland
Wieder einmal gibt es Änderungen bei den gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing mit dem Ausland. Crossgate hat ihr Portfolio sofort angepasst und bietet ab sofort eine neue e-Invoicing-Lösung, die die Echtzeit-Integration mit Argentiniens Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) beinhaltet. Die vollintegrierte Lösung unterstützt SAP-Kunden bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing in Echtzeit beim Im- und Export.
Freiwillige Optierung zur Umsatzsteuer
Die Fiducia IT AG unterstützt ihre Kunden ab sofort bei der Verrechnung und Buchung der abzugsfähigen Vorsteuer. Was bisher viel Handarbeit und das Führen von Excel-Tabellen bedeutete, läuft jetzt mit dem Bankverfahren "agree" automatisch. Vorteile für die Kunden: Ein deutlicher Mehrertrag und Zeiteinsparung durch den Wegfall des bürokratischen Aufwands.
Vertrauliche Bankdaten sicher verschicken
Mit dem neuen regify-Service der Fiducia IT AG können vertrauliche Unterlagen jetzt auch online sicher verschickt werden. Laut Gesetzgeber dürfen Banken ihre Angebote, Verträge oder andere personenbezogene Daten nämlich nicht als normale E-Mail an Kunden oder andere Banken versenden.
Compliance bei der E-Mail-Archivierung
Die revisionssichere und GDPdU-konforme Lösung für die E-Mail-Archivierung "eleven Archiving" ist eine eleven-Eigenentwicklung und jetzt als ausgelagerter Managed Service verfügbar. Sie ist laut Anbieterangaben für Unternehmen jeder Größe geeignet.
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