Sie sind hier: Home » Services » Outsourcing/Outtasking

Effizientes Outsourcing von IT Services


Steigende Nachfrage bei Dienstleistern im IT-Service-Management_ Ratschläge zum sicheren und komfortablen IT-Service-Management
Wie sich im Gewirr der vielen Anbieter der perfekte Dienstleister für die Auslagerung von IT-Services finden lässt


(19.02.08) - Outsourcing stößt nach wie vor auf großes Interesse: In einer aktuellen Studie kommen die Analysten von Forrester Research zu dem Ergebnis, dass im zweiten Quartal 2007 Outsourcing-Verträge für mehr als 5,4 Milliarden Euro abgeschlossen wurden ("EMEA IT Outsourcing Deals: Q2 2007" ist erhältlich unter: http://www.forrester.com/Research/Document/0,7211,42887,00.html).

Dass sich Outsourcing vor allem auch im IT-Service-Management lohnt, ist unumstritten. Wie sich im Gewirr der vielen Anbieter der perfekte Dienstleister für die Auslagerung von IT-Services finden lässt, dazu hat der Provisioning-Experte econet jetzt einige Tipps zusammengestellt. Wichtige Grundlage ist hier zunächst die sorgsame Prüfung der Service-Orientierung und des Industrialisierungsgrades bei der Service-Erbringung seitens des Anbieters. Trotz Standardisierung garantiert dies den Kunden eine größere Flexibilität bei wettbewerbsfähigen Preisen.

Weiterer Vorteil: Die Sicherheit wird deutlich gesteigert, weil beispielsweise Zugriffsrechte zuverlässig verwaltet und alle Aktionen für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben wie Basel II oder die digitale Betriebsführung (GDPdU) revisionssicher dokumentiert werden.

"Qualitativ hochwertige Prozesse und die damit verbundene Transparenz sind die Schlüsselkriterien, auf die bei der Auswahl eines Dienstleisters geachtet werden sollte", rät Max Peter, Vorstand und CEO der econet AG. Das Münchener Unternehmen ist Experte für die software-basierte Verwaltung von IT-Diensten und kennt die Arbeitsweise der IT-Dienstleister genau: "Fragen Sie nach, ob der gewählte Anbieter Prozesse automatisiert, ob sie ITIL-konform und idealerweise nach ISO 20000 zertifiziert sind.

Hat er Systeme installiert, um die Kundenansprüche an Transparenz zu erfüllen, bietet er beispielsweise Reports zur Serviceerbringung und Einhaltung der Service Level Agreements? Nur so weiß man jederzeit genau darüber Bescheid, was tatsächlich geleistet wird, und ob das Resultat den Qualitätsansprüchen genügt."

Die richtigen Fragen stellen
Um einen kompetenten Dienstleister für IT-Service-Management zu finden, rät econet zu den folgenden Basis-Fragen:

1. Werden IT-Dienste industrialisiert angegangen?
Setzt der Dienstleister Lösungen ein, mit denen Kunden über eine gemeinsame Plattform bedient werden? Nur so lassen sich für ihn die Kosten für Erstellung und Vertrieb von Leistungen nachhaltig senken und an den Kunden weitergeben.

Sind beispielsweise alle Vorgänge, die Anwenderzugänge zu Systemen - vom Betriebssystem über Anwendungen bis hin zu den geschützten Daten - einrichten, ändern und entziehen, standardisiert und automatisiert? Diese Art der Industrialisierung von Routine-Aufgaben gibt dem Dienstleister mehr Zeit für wichtigere Aufgaben wie die kundenspezifische Individualisierung der Standardservices. Erstklassige Anbieter unterhalten ausgereifte Systeme, die für jeden Mitarbeiter eines Kunden ein spezifisches Profil anlegen, das diesem automatisch die notwendigen Berechtigungen in den verschiedenen Zielsystemen einrichtet.

Initiiert wird die Einrichtung nicht zwangsläufig durch den Outsourcing-Dienstleister, sondern beispielsweise direkt von einem Team-Verantwortlichen aus der Fachabteilung des eigenen Unternehmens. Denn hier sind mit einer entsprechenden Plattform keine anspruchsvollen IT-Management-Kenntnisse erforderlich.

Beispiel: Einrichten eines neuen E-Mail-Accounts für eine Funktions-Mailbox. Nur wenige Angaben werden hierbei über eine standardisierte grafische Oberfläche abgefragt. Der Automatismus zur Umsetzung der Anfrage in den Zielsystemen für das Einrichten der neuen Funktions-Mailbox, das Anlegen der Berechtigungsstruktur und die Zuteilung der E-Mail-Adresse werden also im Unternehmen selbst angestoßen. Sie wird aus den wenigen eingegebenen Daten und einem für diesen Kunden hinterlegten Regelsatz "berechnet".

2. Werden IT-Dienste regel- und rollenbasiert aufgesetzt?
Werden IT-Dienste regelbasiert erbracht, hat der Dienstleister das stärkste Instrument in der Hand, um Standardservices schnell und ohne großen Aufwand an individuelle Kunden- und Marktbedürfnisse anzupassen.

Sinnvoll ist es auch, wenn der Anbieter nicht Einzelberechtigungen für Dienste vergibt, sondern auf der Basis von Rollen arbeitet, die den beim Kunden verwalteten Mitarbeitern zugeordnet sind. Sie definieren beispielsweise, wer welche Anwendungen wie nutzen darf und auf welche Dateien zugegriffen werden kann. Unternehmen sparen Zeit und Geld, wenn die zugrunde liegende Software-Plattform des Outsourcing-Partners gleichzeitig veranlassen kann, dass neue Berechtigungen auf den Zielsystemen regelbasiert automatisch eingerichtet werden. Jede weitere Änderung bis zum Entzug der Rechte wird auf demselben Weg automatisch vorgenommen - etwa beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Betrieb.

3. Werden alle Vorgänge revisionssicher dokumentiert?
Die konsequente Automatisierung von Prozessen beim Outsourcing-Unternehmen bringt für den Auftraggeber weitere Vorteile: Alle Aktionen sollten revisionssicher in einer Datenbank dokumentiert sein und in detaillierten Berichten zusammengestellt werden können. So lässt sich zum Beispiel immer nachvollziehen, wer wann welche Zugriffsberechtigungen auf sensible Daten vergeben hat. Diese Art der Nachvollziehbarkeit ist für viele Unternehmen in Zeiten wachsender Compliance-Anforderungen längst gesetzlich vorgeschrieben.
(econet: ra)

- Anzeigen -




Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Outsourcing / Outtasking

  • Angebotsmanagement für Handwerker

    Ein Angebot zu erstellen erfordert viel Zeit und Hingabe. So jedenfalls stellt sich der Alltag eines kleinen oder mittelständischen Handwerksbetriebs dar. Materialpreise müssen recherchiert und alles genauestens kalkuliert werden - eine mühevolle Aufgabe, die nicht selten in einer Absage mündet. Das bedeutet verlorene Arbeitszeit, die keiner bezahlt. Für diesen aufwändigen Bestandteil des Handwerkerdaseins würde sich manch einer eine Lösung wünschen. Die gibt es jetzt, dank Revowerk, einem professionellen Dienstleister für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe, die ihren ungeliebten Papierkram hierhin outsourcen können.

  • Compliance bei elektronischer Rechnungslegung

    Die Regify-Unternehmensgruppe hat ihren Dienst für die rechtskonforme elektronische Rechnungslegung "regibill" für die Nutzung durch klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) optimiert. Während größere Firmen Registrierung und Versand von PDF-Rechnungen per regibill bei größeren Rechnungsmengen direkt in ihren Dokumentenoutput integrieren, steht kleineren Firmen der "regibill desktop" als Lösung zur Verfügung, die keinerlei Integration erfordert. "Firmen können individuell für jede einzelne Rechnung festlegen, ob sie als e-Rechnung oder papierbasiert versendet wird", führt Volker Schmid, CTO der Regify-Gruppe aus. "Dazu hinterlegen sie in der PDF-Rechnung einfach die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. So wird automatisch der elektronische Versand initiiert."

  • Gesetzlich verordnetes Chaos?

    Mit den Änderungen, die die Bundesregierung für das Jahr 2011 beschlossen hat, kehrt in den meisten Personalabteilungen Verunsicherung ein: Die neuen Vorgaben nach dem ELENA-Verfahren – wie die ausschließlich elektronische Beantragung von Krank-Erstattungen, Mutterschaftsgeld und Beschäftigungs-verboten – sowie das Zahlstellenverfahren führen dazu, dass in vielen Unternehmen ein erhöhter Schulungs- und Zeitaufwand für die Abwicklung der monatlichen Abrechnung eingeplant werden muss.

  • E-Mail-Service: Nachweisbarer E-Mail-Versand

    Reg-E-Mail will mit einem neuen Verfahren für digitale Einschreiben Unsicherheiten sowie technische und bürokratische Hürden im E-Mail-Verkehr beseitigen. Das Verfahren setzt auf dem traditionellen E-Mail-Verfahren – und damit einem bekannten und akzeptierten organisatorischen Ablauf – auf, erweitert es jedoch in einfacher und transparenter Weise um eine elektronische Empfangsbestätigung sowie eine Archivierung des Transaktionsprotokolls. Anwender können auf Zusatzsoftware sowie spezifische Einstellungen verzichten und sind nicht an geschlossene Benutzergruppen gebunden wie bei anderen Anbietern.

  • Compliance beim e-Invoicing mit dem Ausland

    Wieder einmal gibt es Änderungen bei den gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing mit dem Ausland. Crossgate hat ihr Portfolio sofort angepasst und bietet ab sofort eine neue e-Invoicing-Lösung, die die Echtzeit-Integration mit Argentiniens Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) beinhaltet. Die vollintegrierte Lösung unterstützt SAP-Kunden bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Bestimmungen für e-Invoicing in Echtzeit beim Im- und Export.

  • Freiwillige Optierung zur Umsatzsteuer

    Die Fiducia IT AG unterstützt ihre Kunden ab sofort bei der Verrechnung und Buchung der abzugsfähigen Vorsteuer. Was bisher viel Handarbeit und das Führen von Excel-Tabellen bedeutete, läuft jetzt mit dem Bankverfahren "agree" automatisch. Vorteile für die Kunden: Ein deutlicher Mehrertrag und Zeiteinsparung durch den Wegfall des bürokratischen Aufwands.

  • Vertrauliche Bankdaten sicher verschicken

    Mit dem neuen regify-Service der Fiducia IT AG können vertrauliche Unterlagen jetzt auch online sicher verschickt werden. Laut Gesetzgeber dürfen Banken ihre Angebote, Verträge oder andere personenbezogene Daten nämlich nicht als normale E-Mail an Kunden oder andere Banken versenden.

  • Compliance bei der E-Mail-Archivierung

    Die revisionssichere und GDPdU-konforme Lösung für die E-Mail-Archivierung "eleven Archiving" ist eine eleven-Eigenentwicklung und jetzt als ausgelagerter Managed Service verfügbar. Sie ist laut Anbieterangaben für Unternehmen jeder Größe geeignet.

  • Geschäftsprozess-Management als Service

    Iron Mountain erweitert ihr umfassendes Portfolio aus Services und Lösungen für das Informationsmanagement um einen neuen Unternehmensbereich: Geschäftsprozess-Management.

  • Neue NF-e 2.0-Auflagen in Brasilien

    Schon wieder gibt es eine Gesetzesänderung bei den Zollbestimmungen in einem südamerikanischen Land: Brasilien präsentierte vor kurzem einen 200-seitigen Katalog mit Nachbesserungen zur erst unlängst erlassenen "Notal Fiscal Electrônica". Unternehmen sind gut beraten, der "Novellierungs-Wut" der südamerikanischen Handelspartner mit einer flexiblen e-Invoicing-Lösung zu begegnen, sagt Crossgate.