12.01.24 - Compliance- & Governance-Newsletter

Fünf Irrtümern über die E-Mail-Archivierungspflicht auf, halten sich bis heute hartnäckig.
Wie die öffentliche Verwaltung genau Steuermittel im Rahmen des öffentlichen Einkaufs einsetzt, darüber herrscht in Deutschland wie auch in anderen europäischen Ländern seit Jahrzehnten Unklarheit.

12.01.24 - E-Mail-Archivierungspflicht: Diesen fünf Irrtümern sollten IT-Manager nicht aufsitzen
Fünf Irrtümern über die E-Mail-Archivierungspflicht auf, halten sich bis heute hartnäckig. Irrtum 1: Nur große Unternehmen müssen ihre E-Mails archivieren. In Deutschland sind die Aufbewahrungspflichten für E-Mails in den GoBD geregelt – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese vom Bundesfinanzministerium definierten Grundsätze umfassen die Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung und gelten für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind – wie Bücher, Rechnungen und Buchungsbelege. Folglich muss der überwiegende Teil aller Unternehmen unabhängig von Branche und Größe E-Mails und Anhänge, die entsprechende Informationen beinhalten, vollständig, revisionssicher und dauerhaft zugänglich aufbewahren.

12.01.24 - Standardisierte Bekanntmachungsdokumente für Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte werden in Verwaltungen europaweit verpflichtend
Wie die öffentliche Verwaltung genau Steuermittel im Rahmen des öffentlichen Einkaufs einsetzt, darüber herrscht in Deutschland wie auch in anderen europäischen Ländern seit Jahrzehnten Unklarheit. Das soll sich mit der Einführung sogenannter "eForms" ändern. Ab dem 25.10.2023 werden standardisierte Bekanntmachungsdokumente für Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte europaweit verpflichtend. Die Nortal AG begleitet die Einführung in Deutschland von Beginn an. Die Europäische Kommission hat mit der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 bzw. 2022/2303 den Weg für die Digitalisierung und Standardisierung von Bekanntmachungs-Dokumenten im öffentlichen Einkauf geebnet. Die eForms werden in EU-weiten Vergabeverfahren eingesetzt, um Bekanntmachungen zur Vergabe öffentlicher Aufträge zu veröffentlichen. Bisher wurden zu diesem Zweck EU-Standardformulare in unstrukturierten Formaten verwendet, was eine automatisierte Auswertung nicht zuließ. Ziel ist es, alle Bekanntmachungsformulare in Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte ab dem 25. Oktober 2023 digital und standardisiert an die europäische Ausschreibungsplattform Tenders Electronic Daily (TED) zu übermitteln.

12.01.24 - Studie zeigt: Unternehmen tappen bei Benefits im Dunkeln
Denn sie wissen nicht, was sie tun: Der Fachkräftemangel hält HR-Abteilungen bundesweit auf Trapp, doch scheinen viele Unternehmen die Wünsche und Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden nicht gut zu kennen. Dadurch schießen sie mit ihren Maßnahmen für Mitarbeiterbindung oft am Ziel vorbei. Dies zeigen Daten des Circula Benefits-Reports 2023/24, für die im August 1000 deutsche Arbeitnehmer sowie 251 HR- und Finanzentscheider befragt wurden. Während zwar die deutliche Mehrheit (86 Prozent) der Arbeitnehmenden hierzulande Benefits von ihren Unternehmen erhält, verwenden nur 48 Prozent diese regelmäßig. Jeder Zehnte (11 Prozent) nutzt die angebotenen Benefits nicht, weil der Zugang dazu zu umständlich ist oder diese nicht zu ihrer aktuellen Lebenssituation passen. Weitere neun Prozent wissen gar nicht, welche Benefits in ihrem Unternehmen angeboten werden, oder ob sie Anspruch darauf haben. Warum das für Unternehmen 2023 kein Luxusproblem mehr ist, beschreibt Nikolai Skatchkov, Co-Founder & CEO bei Circula: "Unternehmen unterschätzen, dass attraktive Benefits für sie und ihre Mitarbeitenden eine Win-Win-Situation sein können, die nicht nur die Mitarbeiterbindung stärken, sondern die für beide Seiten auch finanzielle Vorteile bringen kann. Dafür müssen sie aber auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Zielgruppe zugeschnitten sein. Bei Benefits gibt es leider keine "one size fits all"-Lösung."


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